請求番号の欠番を埋める前に。削除・再採番で照合を崩さないための確認

自作の請求管理シートは、一覧に残っている最大の番号に1を足す設計です。コードを読み直し、最後の番号を一覧から外すと、その番号が次の候補として戻ることを模擬テストで確認しました。

たとえば、発行済みの「0002」を一覧から消した後、次の候補が再び「0002」になる。元の請求書を送っていたり、別の入金記録に番号が残っていたりするなら、一覧だけを見て空き番号と決められません。

確認したのはコードと、Googleへ接続しない試験環境です。実際のシートでの削除や、二人が同時に保存した結果は実機未テスト。ここでは請求番号を直す前に、どの記録と照合するかを扱います。

番号をきれいに並べる前に、その番号を使った請求と入金の記録が残っていないか確かめる。 自動採番があるシートでも、この確認は別に必要です。

「最大番号＋1」は、消した履歴までは見ていない

今回の自作シートは、同じ年・同じ接頭辞の番号を一覧から読みます。接頭辞は、請求の番号を見積りなどと区別する先頭の文字です。

模擬テストでは「INV-2026-0010」と「INV-2026-0002」が残っていれば、次の候補は「INV-2026-0011」でした。一覧を番号順に並べる必要はなく、行数でも決めていません。

一方、一覧が「0001」「0002」の状態から「0002」を削除すると、残る最大は「0001」。次に返された候補は「0002」でした。

これは実際の誤請求が起きたという話ではありません。このコードが参照するのは、現在の一覧であって、過去に発行した全番号ではないという設計上の範囲です。

途中の「0002」が欠けていても「0003」が残っている場合は、次の候補は「0004」。途中の欠番と、最大の番号を消すことは同じではありません。

自作シートでは、請求番号を使って入金記録を請求へ結び付けています。番号は表示用の飾りではなく、どの請求の入金かを見分ける目印です。

一覧に不要そうな行があっても、先に次を確かめます。

照合できるまでは、元の番号を変更せず、対象をメモに残します。管理上の状態を記録する欄があるなら、行を消す前に「取消」「再確認」などの使い方を決めてください。

この自作シートに、取消状態を扱う機能まで実装済みという意味ではありません。自分のツールにない状態名を入力する前に、集計や入金処理がどう扱うかも確認します。

もう一つ試したのは、一覧へ何も書き込まず、次の番号を二回取得するケースです。両方とも同じ候補が返りました。

今回の採番関数は候補を返すだけで、番号を使った記録をその場では追加しません。請求を保存する別の処理が、その後に一覧へ行を追加する設計です。

この試験だけで、Google上の同時保存が実際に衝突したとは言えません。ただ、「番号を表示したから予約済み」とも扱えません。

複数人で使うなら、本番の請求ではなくテスト用コピーで、採番と保存を同時に行った場合の動きを確認する必要があります。実機検証を終えるまでは、同じ一覧への保存担当を一人にするなど、作業が重ならない運用を選びます。

番号を消す、または付け直す前に、次のメモを自分の管理に合わせて埋めてください。

対象の請求番号：
変更したい理由：
請求書を送付したか：
送付済みなら、送ったPDF・メールの控え：
入金記録で同じ番号を使っているか：
他の台帳で同じ番号を使っているか：
変更せず残す記録：
実施する操作と、その後に確認する記録：
確認担当：

これは法律上の番号付与や保存方法を判定するものではありません。請求と入金の結び付きを、自分の管理で見失わないための確認メモです。

送ったPDFの版が曖昧なら、請求書PDFの送付版を確認する手順へ。番号を目印にしてどこへ転記しているか探したい場合は、請求・入金・記帳の二重入力を棚卸しする手順が次の確認に使えます。

まずは欠けている番号を一つ選び、送付控えと入金記録に残っていないか見てください。欠番を埋める作業は、その確認の後で必要かどうか判断すればよいと思います。

一次材料は、自作GASの採番処理と、その実ソースを使った模擬テストです。現在の最大番号、最大番号の削除後、同じ状態の二回読み取り、途中の欠番を試しました。

Googleスプレッドシート上の保存・削除・複数人の同時操作は検証していません。他の請求サービスも同じ採番方式とは限らないため、利用中のツールの仕様に合わせて確認してください。

最終確認日：2026年10月5日

リンクは新しいタブで開きます。